Descripción del puesto

Estamos en la búsqueda de un(a) Secretario(a) para nuestra Universidad, cuya misión principal será brindar soporte administrativo y atención eficiente a estudiantes, docentes y público general, asegurando una gestión oportuna y adecuada de documentos, actividades académicas y eventos organizados la universidad.

Funciones del cargo:

Atención a Estudiantes:

• Recibir y registrar problemas académicos y con profesores.
• Gestionar la documentación para administrar los beneficios estudiantiles.
• Asesorar a los estudiantes sobre su malla curricular, historial académico y avance.
• Recibir justificativos médicos y comprobantes de pagos.
• Apoyar en la organización de talleres, charlas y actividades académicas.
• Derivar a los estudiantes a otras áreas para ayuda psicológica u otros servicios.

Apoyo a Profesores:

• Gestionar la carpeta de profesores y supervisar la entrada de notas.
• Apoyar en la gestión del calendario de exámenes y comisiones.
• Gestionar y hacer seguimiento de las boletas de honorarios.
• Asistir a los profesores en la creación de actas de cursos y el uso de software académico.
• Coordinar la asignación de salas y horarios.

Atención al Público:

• Informar a padres y tutores sobre la salud y rendimiento de los alumnos.
• Atender consultas del público general y proporcionar información sobre la carrera.

Gestión Administrativa:

• Gestionar la correspondencia y documentación.
• Elaborar memorándums, planillas de Excel para horarios y otros documentos administrativos.
• Supervisar el buen funcionamiento de los procesos administrativos y promover su mejora continua.
• Coordinar la organización de la ceremonia de titulación y otros eventos académicos.

Soporte Técnico y Logístico:

• Proveer asistencia técnica durante seminarios y clases.
• Gestionar los implementos necesarios para eventos y actividades académicas.

Mantenimiento y Logística:

• Supervisar el funcionamiento de las instalaciones y asegurar que estén en condiciones adecuadas.
• Coordinar con el equipo de TI y de mantenimiento para asegurar el buen funcionamiento de redes y equipos tecnológicos.

Gestión de Insumos:

• Solicitar y mantener el suministro de materiales de oficina.
• Gestionar las compras de insumos necesarios para la Univeridad.

Requisitos

• Educación Técnica Especializada o Universitaria Incompleta (mínimo 2 años) o Título Universitario o Técnico Requerido (Secretariado o título afín).
• Contar con experiencia ideal siendo secretaria(o) en instituciones educativas.
• Uso de Microsoft (exel, ppt, word) nivel medio

Beneficios

Contrato a plazo fijo por 3 meses. Contrato indefinido previa evaluación de jefatura. Beneficios organizacionales con contrato indefinido.

La Universidad Finis Terrae cuenta con una amplia gama de beneficios que podrás acceder cuando pases a contrato indefinido:

• 5 días de vacaciones adicionales a lo legal
• 4 días administrativos anuales
• Atención Kinesiológica gratis al empleado y familiares directos, con orden médica.
• Atención Odontológica preferencial.
• Descuento en obras nacionales del Teatro Finis Terrae
• Uso del Gimnasio de la Universidad.
• Uso de la Biblioteca de la Universidad
• Medio día de Cumpleaños empleados
• Día del cumpleaños de hijo hasta 12 años
• Beca de estudios empleados, 100% carreras vespertinas UFT (1 año de antigüedad en la organización)
• Beca de estudio para hijo de empleado 50% descuento carreras UFT (1 año de antigüedad en la organización)
• Gift Card
• Pago 3 primeros días de licencias una vez al año
• Regalo de Navidad para niños hasta 12 años
• Seguro Complementario de Salud
• Seguro de Vida
• Caja de Compensación Los Andes